由于香港特别行政区与中国内地实行“一国两制”，法律体系及文件格式要求存在差异，致使香港公司文件（如公司注册证书、商业登记证、周年申报表等主体资格文件）无法在内地或其他国家/地区直接使用。此时，香港公司公证（亦称“香港律师公证”）便成为不可或缺的专业法律程序。
一、香港公司公证：定义与核心作用
1.定义与作用：
香港公司公证是指由香港合资格的法律专业人士（主要是中国委托公证人或国际公证律师），对香港公司文件的真实性、合法性进行核实、证明，并根据文件使用地的要求，完成后续认证程序（如加章转递、海牙认证或领事认证）的法律服务。
其根本目的在于：使香港产生的公司文件获得内地或海外国家/地区政府、司法机关、商业伙伴的认可，具备域外法律效力。
二、香港公司公证的类型与法律效力
1.用于中国内地：中国委托公证人公证 + 加章转递
- 执行者：由中华人民共和国司法部任命的
中国委托公证人进行公证。
- 后续程序：公证后的文件必须送交中国法律服务（香港）有限公司 审核并加盖“转递专用章”。
- 效力:
只有经过“委托公证+加章转递”的文件，才能在内地合法有效地使用。 仅有律师公证而未加章转递的文件在内地通常不被认可。 - 常见误解澄清：此流程常被简称为“香港律师公证”，但其核心在于“委托公证人”这一特定身份和后续的“加章转递”程序。纯粹的“律师见证”服务通常不足以满足内地官方机构的要求。
2.用于海外（含海牙成员国与非成员国）：国际公证律师公证 + 高等法院认证/领事认证或者海牙认证
- 执行者：由香港的国际公证律师进行公证。
- 后续程序 (根据使用国是否为海牙公约成员国)：
- 海牙公约成员国： 公证文件需送交香港高等法院加签 Apostille (海牙认证)。
非海牙公约成员国：公证文件需依次送交 香港高等法院（认证）和目的国驻香港总领事馆进行领事认证。 - 效力：经过相应程序认证的文件，方可在目标海外国家/地区获得法律承认。
三、香港公司公证适用场景
✅在内地设立机构： 香港公司在内地设立代表处、外商投资企业（港资公司）。
✅ 内地商业活动： 香港公司在内地参与诉讼、仲裁、商标/专利申请、办理银行开户、进行股权投资、购置不动产、与内地企业签订重大合同等。
✅ 内地主体使用香港公司： 内地自然人或企业控股的香港公司，返程回内地进行投资或经营。
✅ 海外业务拓展： 香港公司在非香港地区（无论是否海牙成员国）设立子公司、分支机构、参与投标、进行诉讼或办理其他行政手续。
✅ 外国主体在内地活动： 海外公司或外国人士利用香港公司作为跳板在中国大陆注册公司、购置物业或注册商标等。
四、香港公司公证所需基础文件
香港公司公证所需资料根据用途不同有所差异，以下是常见情况所需材料：
- 基础公证文件
通常需准备以下核心文件：
✔公司注册证书（CI）：证明公司合法成立的文件
✔商业登记证（BR）：税务局签发的经营许可文件
✔周年申报表（NAR1）：记录股东、董事等信息的最新文件
✔公司章程：规定公司组织架构和运营规则的文件
- 授权委托书公证
若需授权内地律师或代理人处理事务，需额外提供：
✔董事会决议：明确授权代表的身份及权限
✔授权委托书：需由公司法定代表人或有权签署人签署
- 需要注意的是：
如果所需要认证的文件是POA授权书，BR董事会决议等签字文件，务必跟文件使用方确认公证认证/海牙认证证词。一般有以下几种情况：
1. Certified to be original document/documents. 该证词只证明这是签字文件的原件，但不对签字的真实性做出证明。
2. Certify the genuineness of the signatures of ******,该证词一般是需要到场签字，即在律师/公证员面前签字。有的律师/公证员接受视频连线签字。具体需根据签字文件内容确认签字形式。
3. Signed before me （这里的me指律师/公证员），该证词则要求签字人必须到场签字，即在律师/公证员面前签字。
五、香港公司公证流程
根据公证类型的不同，所需经过的部门和流程也有所区别：
- 用于中国大陆文件需由中国法律服务（香港）有限公司加章转递，以确保其在内地具备法律效力；
- 用于海牙成员国公证书需递交至香港高等法院加签，并加盖“Apostille”认证章，简化跨国文件流转程序；
- 用于非海牙成员国 需依次完成香港律师公证、外交部认证以及目的国驻香港领事馆认证，确保文件符合目标国家的要求。
六、香港公司公证所需时间与交付文件
- 办理时间： 通常为 7-10 个工作日（具体时长取决于文件复杂程度、用途、使用地要求以及政府/使领馆处理时效）。邮寄时间不包含在内。
- 交付文件： 公证认证完成后，通常会获得：
- 由公证律师出具的公证说明书（清晰列明所公证的文件及结论）。
- 一份正本（通常附有公证词、律师签字盖章及后续的转递章/Apostille/领事认证贴签）。
- 一份副本（视要求而定）。
重要提示：香港公司文件在内地使用，必须完成“中国委托公证人公证 + 中国法律服务(香港)有限公司加章转递” 两个步骤，缺一不可。对于海外使用，务必确认目标国家是否为海牙公约成员国，以选择正确的认证路径（海牙认证或领事认证）。
如果您有香港公司文件需要在内地或海外使用，欢迎联系我们。